Organizar eventos puede convertirse en la estrategia perfecta para conseguir objetivos con tu personal. Estos eventos, bien pensados y bien hechos, pueden cambiar completamente la forma en la que se relacionan los equipos, cómo se sienten las personas con su trabajo y qué piensan de quienes dirigen la empresa.
Tú, como responsable de equipo, empresario o parte de recursos humanos, puedes usar este tipo de encuentros como herramientas concretas para mejorar el día a día de la gente. El truco está en hacerlos porque realmente ayuden a conseguir algo.
Qué tipo de evento necesitas según lo que quieras conseguir
Antes de ponerte a pensar en juegos, ponencias o actividades, lo primero es preguntarte qué buscas con ese evento. No todos sirven para lo mismo. Hay eventos que ayudan a unir a un equipo que no se conoce bien. Otros sirven para motivar después de una época difícil. También los hay para celebrar logros, o para integrar a gente nueva. Elegir el formato adecuado según el objetivo hace que el evento sea útil, y no solo una anécdota.
Si quieres mejorar el ambiente y la confianza, apuesta por algo informal
Uno de los problemas más comunes en muchas empresas es que la gente apenas se conoce fuera de sus tareas. Trabajan juntas, pero no hablan mucho entre ellas. Si sientes que pasa esto en tu empresa, entonces te conviene montar algo donde puedan relajarse, hablar de otras cosas y ver el lado más humano del resto. Aquí es donde entran bien las fiestas informales, comidas compartidas o actividades que no tengan nada que ver con el trabajo.
Una fiesta de disfraces para romper el hielo sin esfuerzo
Una idea que funciona especialmente bien en equipos donde la gente es nueva o hay barreras entre departamentos es hacer una fiesta de disfraces. ¿Por qué? Porque es una forma divertida de romper el hielo. La gente se suelta, se ríe, se hacen bromas sanas y se ven en un contexto diferente. Si lo montas bien, puedes incluso hacer un pequeño concurso de disfraces, elegir temáticas por equipos o dejar que cada persona escoja el suyo por libre.
Una ventaja de este tipo de evento es que no es complicado organizarlo. Hay muchas tiendas online donde conseguir disfraces baratos y originales. Por ejemplo, La Casa de los Disfraces tiene opciones para todos los gustos y te lo mandan directamente a la oficina o a casa. Solo con que cada persona tenga algo sencillo ya es suficiente para que empiece la risa. Es un evento que ayuda muchísimo si tu objetivo es que la gente se conozca mejor sin sentirse forzada.
Si buscas motivación después de una etapa difícil, toca celebrar los logros
No todo es trabajo duro. A veces, después de una temporada intensa, hace falta reconocer lo que se ha hecho bien. Si el equipo ha cumplido un objetivo complicado, si habéis superado una crisis o simplemente lleváis meses dando el 100 %, es bueno parar, mirar atrás y celebrarlo juntos. Aquí funcionan bien los eventos tipo cena de empresa, entrega de reconocimientos o pequeñas escapadas de grupo.
El objetivo de este tipo de evento no es solo que la gente lo pase bien, sino que se sientan valorados. No hace falta una gala con alfombra roja. Una comida en condiciones, unas palabras sinceras y un gesto de agradecimiento pueden tener mucho impacto. Si consigues que cada persona se vaya a casa pensando que ha valido la pena, entonces ha funcionado.
Si necesitas integrar a nuevas incorporaciones, haz una jornada informal
Cuando entra gente nueva a un equipo, los primeros días pueden ser un poco tensos. Cuesta saber cómo entrar en las conversaciones, cómo relacionarse con quienes ya se conocen o cómo adaptarse al ritmo del grupo. Aquí lo más útil es organizar una actividad sencilla, de pocas horas, donde puedan participar tanto los nuevos como los antiguos sin tener que hablar de trabajo.
Puede ser algo tan fácil como una merienda en la oficina, un desayuno compartido, una tarde de juegos de mesa, un torneo de fútbol o de bolos. Lo importante es que se genere un ambiente relajado donde se hable de otras cosas y la gente se conozca de forma natural.
Si lo que buscas es mejorar la coordinación entre equipos, plantea dinámicas de colaboración
Cuando notas que hay departamentos que trabajan como islas, o que dentro del mismo equipo hay gente que no sabe colaborar bien, necesitas algo que los obligue a trabajar juntos, pero en un contexto divertido. Aquí funcionan bien los team buildings donde haya retos por grupos, pruebas de escape room, gymkanas, cocina por equipos o cosas similares.
Este tipo de eventos hacen que la gente se vea de otra forma. Aprenden a confiar, a escuchar y a apoyarse. Si los equipos no se llevan mal pero no acaban de conectar, esto puede cambiar mucho las dinámicas. Lo ideal es que las pruebas no sean competitivas en exceso, sino que fomenten el trabajo conjunto.
Si necesitas alinear a todo el mundo con la visión de la empresa, haz un encuentro con sentido
Hay momentos en los que necesitas recordar a todos por qué están ahí. Quizá porque la empresa ha cambiado, ha crecido o quiere empezar una nueva etapa. En esos casos, conviene organizar un evento más formal, pero sin pasarse. Algo como una jornada con charlas cortas, intervenciones de los responsables y espacios para preguntas. Lo importante es que la gente entienda hacia dónde va la empresa, qué se espera de ellos y cómo pueden aportar.
Este tipo de encuentros no tienen por qué ser aburridos. Puedes mezclar momentos de explicación con cafés informales, paneles con gente interna contando su experiencia o incluso pequeños talleres. Se trata de dar contexto y reforzar el compromiso de la gente con el proyecto.
Si tu objetivo es implicar a las familias, organiza un día conjunto
Cada vez más empresas entienden que no todo termina al salir de la oficina. Lo que pasa en casa también afecta al rendimiento, al ánimo y a la motivación. Por eso hay muchas que organizan días de familia donde pueden venir parejas, hijos o amigos. Suelen incluir actividades infantiles, comida, espacios para charlar y, en algunos casos, regalos o detalles.
Es una forma muy potente de mostrar que te importa la persona completa, no solo el trabajador. Además, permite que quienes trabajan en la empresa muestren con orgullo su lugar de trabajo a los suyos. También mejora la percepción de la empresa desde fuera y genera una sensación de comunidad real.
Cuánto gastar, cuándo hacerlo y cómo medir si ha funcionado
Organizar un evento no tiene por qué costarte una fortuna. Lo importante es que esté bien pensado y tenga una finalidad clara. Puedes hacer algo muy efectivo con poco presupuesto si eliges bien el formato y te apoyas en proveedores de confianza. Tampoco es necesario hacerlo cada mes. Uno o dos eventos bien organizados al año tienen mucho más impacto que pequeñas cosas forzadas sin sentido.
Para saber si ha funcionado, no hace falta una encuesta con 20 preguntas. Basta con observar el ambiente después del evento, escuchar lo que se comenta o preguntar directamente qué les ha parecido. Si la gente se muestra más cercana, si hay bromas nuevas entre departamentos o si notas más motivación, entonces ha servido.
También puedes recoger ideas para futuros eventos, dejar un buzón anónimo de sugerencias o invitar a que propongan temas o formatos para el siguiente. Cuanto más participen en la preparación, más compromiso sentirán con la empresa.
Qué evitar si no quieres que el evento sea un fracaso
Aunque los eventos pueden ser muy útiles, también pueden salir mal si no se plantean con sentido. Estas son cosas que conviene evitar:
- Hacerlo por obligación. Si montas algo solo porque “hay que hacerlo”, se nota. Mejor no hacer nada que organizar algo sin ganas.
- Forzar a la gente. No obligues a nadie a participar en juegos, dinámicas o disfraces. Deja siempre espacio para que quien no se sienta cómodo pueda observar o participar a su ritmo.
- Ignorar el feedback. Si el año pasado algo no funcionó, no lo repitas igual. Aprende de lo que te dicen.
- Hacerlo todo tú. Involucra a otras personas en la preparación. Da mejores ideas y genera más compromiso.
- Pensar que todo se arregla con una comida. A veces hace falta algo más que sentarse a comer. Piensa en lo que realmente necesita tu equipo en ese momento.
El impacto real que pueden tener estos eventos en tu empresa
Cuando los eventos están bien pensados, su efecto no se queda solo en el día que se celebran. Cambian cosas pequeñas que, a la larga, modifican la cultura de empresa: una broma que queda, una amistad que se empieza, un gesto de reconocimiento que anima a alguien a seguir esforzándose. También hacen que las personas sientan que están en un sitio donde se les valora, se les escucha y se les cuida.
Elegir bien el evento marca la diferencia
Cada equipo es distinto, cada momento también. Lo que funciona en un sitio no tiene por qué servir en otro. Pero si dedicas un poco de tiempo a pensar lo que necesitas lograr y eliges el tipo de evento adecuado, vas a conseguir mucho más que una tarde divertida.
